Privacybeleid

Dit is het bindende document. Lees je liever eerst de korte versie in gewone taal, dan vind je die op fred.family/privacy.

01. Inleiding

Fred (“Fred”, “wij”, “ons”) is een gezinsassistent die ouders helpt georganiseerd te blijven. We beheren ook de website fred.family. Dit beleid legt uit wat we verzamelen, waarom we dat doen, met wie we het delen, en welke keuzes je hebt.

Verwerkingsverantwoordelijke: Product Impact Consulting BV Terschellingstraat 33, 1025 RA Amsterdam KVK: 90557840 Contact: mail@fred.family

02. Wat we verzamelen

We verzamelen de informatie die je met Fred deelt, technische dienstgegevens en optionele websiteanalyses met jouw toestemming zoals hieronder beschreven. We scrapen, kopen of leiden geen gegevens over je af uit externe bronnen.

Accountgegevens

Als je je aanmeldt via fred.family, verzamelen we het volgende voor beide ouders in het huishouden:

• Naam en e-mailadres: om je account aan te maken en te beheren.
• Woonadres: om functies op basis van locatie te bieden, zoals lokale voorzieningen als ophaaldata van afval.
• Namen en geboortedata van kinderen: die geef je op tijdens het instellen, zodat Fred de coördinatie op jullie gezin kan afstemmen. Je bevestigt dat je de wettelijke ouder of voogd bent van elk kind wiens gegevens je opgeeft.

Gegevens over de andere ouder

Als de eerste ouder Fred instelt, geeft die de naam en het e-mailadres van de tweede ouder op zodat wij een uitnodiging kunnen sturen. We gebruiken die uitsluitend om de uitnodiging te versturen en het gedeelde huishoudaccount op te zetten. Het account van de tweede ouder wordt pas actief zodra die de gebruiksvoorwaarden heeft geaccepteerd.

Gedeelde zichtbaarheid binnen jullie huishouden

Fred is een gedeeld hulpmiddel voor het huishouden. Agenda-afspraken, berichten die in de gedeelde groep naar Fred gaan, en coördinatie-informatie zijn zichtbaar voor beide ouders in het huishouden. Deel dus geen informatie met Fred die je niet met de andere ouder wilt delen.

Berichten en inhoud

Fred ontvangt en verwerkt:

• Chatberichten die je naar Fred stuurt.
• Spraakberichten, die worden omgezet naar tekst; het audiobestand wordt na die omzetting niet bewaard.
• Afbeeldingen die je met Fred deelt, die worden verwerkt om er relevante informatie uit te halen. Afbeeldingen worden na verwerking niet opgeslagen.
• Mails die je doorstuurt naar je persoonlijke Fred-mailadres (inhoud, afzender, onderwerpregel en bijlagen die relevant zijn voor de gezinsplanning).

Agendagegevens

Als je je Google Calendar aan Fred delegeert, krijgen wij leestoegang via agendadeling; Fred plant door afspraken in zijn eigen agenda te zetten en jou daarvoor uit te nodigen.

Gegevens van kinderen

Je geeft tijdens het instellen de namen en geboortedata van je kinderen op. Tijdens het gebruik van Fred kun je aanvullende informatie over je kinderen delen — zoals de naam van de school en buitenschoolse activiteiten — via doorgestuurde mails, agenda-afspraken of directe berichten aan Fred. Wij verzamelen geen van deze gegevens rechtstreeks bij kinderen.

Gebruiksgegevens

We verzamelen basale technische gegevens over hoe Fred gebruikt wordt — zoals tijdstempels van berichten, gebruik van functies en foutmeldingen — om de dienst draaiend te houden en te verbeteren. Deze gegevens worden niet gebruikt voor advertenties of profilering.

Websiteanalyses en jouw keuze

Als optionele websiteanalyses zijn ingeschakeld, gebruiken we PostHog EU pas nadat je Analyses toestaan kiest. We tellen bezoeken aan openbare pagina’s, klikken op knoppen voor vroege toegang en pogingen om het wachtlijstformulier te versturen om de website te begrijpen en te verbeteren. Een verstuurpoging is geen bevestigde inschrijving. De grondslag is jouw toestemming (AVG artikel 6(1)(a)). Als je geen keuze maakt of Weigeren kiest, sturen we geen websiteanalyses naar PostHog; je kunt de website en formulieren gewoon gebruiken.

Gebeurtenissen bevatten een willekeurige bezoekerscode, het openbare paginapad en de taal, het tijdstip, de versie en het tijdstip van je toestemming en waar van toepassing de plaats van de knop. Deze code is een gepseudonimiseerd persoonsgegeven, geen anoniem gegeven. We sturen geen formulierantwoorden, namen, e-mailadressen, account- of gezinscodes, URL-queryparameters of fragmenten of verwijzende URL’s. We koppelen deze codes niet aan appaccounts, nemen geen sessies op en verzamelen niet automatisch interacties of fouten. Bij netwerkverzoeken ziet de ontvangende dienst noodzakelijkerwijs je verbindende IP-adres.

We bewaren je keuze en de datum 180 dagen in de noodzakelijke localStorage-voorkeur fred.website-consent. Pas na toestemming bewaart de eigen PostHog-cookie ph_fred_website de willekeurige code en browsersessiestatus tot die toestemming verloopt, maximaal 180 dagen. Gebruik verlengt deze periode niet. De SDK gebruikt ook sessionStorage voor tijdelijke sessiestatus en de cookie fred.website.sdk-consent om je keuze te volgen. Als browseropslag is geblokkeerd, kunnen keuze en code alleen voor het huidige document gelden. Na afloop of bij een nieuwe versie van de toelichting vragen we opnieuw om een keuze.

Open Cookie-instellingen op een openbare pagina met analyses en kies Weigeren om je toestemming met één actie in te trekken. Dit stopt nieuwe verzameling van gebeurtenissen en verwijdert de bezoekerscode. SDK-verzoeken die vóór intrekking zijn gestart, kunnen nog worden afgerond of opnieuw geprobeerd; ontvangen gebeurtenissen kunnen niet worden teruggehaald; intrekking verandert niets aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking. Bij nieuwe toestemming maken we een nieuwe code. Je onderstaande rechten en onze contactgegevens gelden ook voor deze gegevens.

PostHog verwerkt websiteanalyses in zijn EU-cloud. We schakelen verzameling pas in na controle van de verwerkersovereenkomst, het verwijderen van IP-adressen en een bewaartermijn van maximaal 12 maanden; daarna worden gebeurtenissen verwijderd of volledig geanonimiseerd. De cookiekeuze geldt voor optionele websiteanalyses; bestaande verzoeken voor de Tally-vragenlijst en de Google Apps Script-wachtlijst staan hier los van en blijven werken als je analyses weigert.

03. Hoe en waarom we je gegevens gebruiken

We gebruiken je gegevens alleen om Fred voor jou te laten werken. De tabel hieronder zet elk doel en de bijbehorende grondslag onder artikel 6 van de AVG op een rij.

We gebruiken je gegevens niet voor advertenties, niet om profielen op te bouwen voor derden, en niet om AI-modellen te trainen.

04. Kunstmatige intelligentie en Google-gegevens

Hoe Fred AI gebruikt

Fred gebruikt AI-modellen die uitsluitend in de Europese Unie worden gehost om antwoorden te genereren en de activiteiten van jullie gezin te helpen coördineren. Je gegevens verlaten de Europese Unie niet voor AI-verwerking en worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.

Spraak omzetten naar tekst

Spraakberichten die je naar Fred stuurt, worden omgezet naar tekst met AI-modellen die uitsluitend in de Europese Unie worden gehost. Het originele audiobestand wordt direct na die omzetting verwijderd.

Verwerking van afbeeldingen

Afbeeldingen die je naar Fred doorstuurt, worden verwerkt met AI-modellen die uitsluitend in de Europese Unie worden gehost, om er relevante tekst en informatie uit te halen. Afbeeldingen worden na verwerking niet opgeslagen.

Google Calendar

Fred werkt met je agenda via de ingebouwde deelfunctie van Google Calendar — je koppelt je Google-account nooit aan Fred en geeft Fred er ook geen rechten op. Je deelt je agenda met het Fred-adres van jullie huishouden, met leestoegang. Fred gebruikt dat uitsluitend om beschikbaarheid te checken en botsingen in de planning te signaleren.

Fred maakt, wijzigt of verwijdert nooit iets in je eigen agenda. Als Fred iets inplant, maakt hij de afspraak aan in een agenda die van Fred is en met jou gedeeld wordt. Door je op die gedeelde agenda te abonneren, zie je alle afspraken ook gewoon in je eigen agenda.

Fred heeft nooit toegang tot je Gmail of enig ander onderdeel van je Google-account. Mails die je doorstuurt naar je Fred-adres komen binnen in een aparte mailbox die onderdeel is van de infrastructuur van Fred — niet van die van jou.

Google API Services User Data Policy (Limited Use)

Het gebruik door Fred van informatie die via Google API's wordt ontvangen, voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten. In lijn daarmee gelden voor je agendagegevens en alle andere Google-gebruikersgegevens die wij ontvangen de volgende toezeggingen:

• We gebruiken ze uitsluitend om de in dit beleid beschreven functies voor gebruikers te leveren en te verbeteren — beschikbaarheid checken en botsingen signaleren.
• We geven ze aan niemand anders door, behalve aan de verwerkers uit hoofdstuk 05 voor zover nodig om deze functies te leveren, om aan de wet te voldoen, of in het kader van een fusie of overname — in dat laatste geval stellen we je vooraf op de hoogte.
• We gebruiken ze niet en geven ze niet door voor advertenties of om gebruikersprofielen op te bouwen.
• We gebruiken ze niet om algemene AI- of machine learning-modellen te trainen.
• We laten ze niet door mensen lezen, behalve met jouw uitdrukkelijke toestemming, waar strikt noodzakelijk voor veiligheidsonderzoek of wettelijke naleving, of in geanonimiseerde vorm voor interne bedrijfsvoering.
• Je kunt de toegang van Fred op elk moment intrekken door het Fred-adres uit de deelinstellingen van je agenda te halen (Google Calendar → Instellingen → Delen met specifieke personen).

Opslag van Google-gegevens: Mails die je doorstuurt naar je Fred-adres komen binnen in en worden bewaard in een apart Gmail-account. Afspraken die Fred aanmaakt, staan in een Google Calendar. Beide zijn onderdeel van de infrastructuur van Fred en vallen onder de bewaartermijnen uit hoofdstuk 06.

05. Met wie we gegevens delen

We verkopen je persoonsgegevens niet. We delen ze alleen met de hieronder genoemde verwerkers, en alleen zodat zij namens ons een specifieke dienst kunnen uitvoeren. Met elke verwerker is een verwerkersovereenkomst gesloten.

We kunnen gegevens ook verstrekken waar dat wettelijk verplicht is op grond van een rechterlijk bevel of een verzoek van een toezichthouder, of in verband met een bedrijfsovername of fusie — in dat geval stellen we je vooraf op de hoogte.

06. Opslag, doorgifte en bewaartermijnen

Waar je gegevens staan

Fred bewaart de gegevens van jullie gezin op servers binnen de EU. We kiezen onze verwerkers zorgvuldig en gaan waar mogelijk voor partijen die gegevens ook binnen de EU opslaan. Werkt een verwerker buiten de EU, dan berust de doorgifte op modelcontractbepalingen (SCC's) en/of het EU-VS Data Privacy Framework.

Hoe lang we het bewaren

We bewaren je persoonsgegevens zolang je account actief is. Op verzoek verwijderen we alle bijbehorende persoonsgegevens binnen 30 dagen en sturen we je een schriftelijke bevestiging. Facturatie- en wettelijke administratie bewaren we 7 jaar, zoals de Nederlandse wet vereist; die gegevens gebruiken we voor geen enkel ander doel.

Spraakaudio en afbeeldingen worden direct na verwerking verwijderd en worden nooit opgeslagen.

Logs en technische gegevens

Gebruiksgegevens, foutmeldingen (Sentry) en interne AI-kwaliteitslogs (Langfuse) bewaren we maximaal 12 maanden, waarna ze worden verwijderd of volledig geanonimiseerd. Gepseudonimiseerde logs behandelen we als persoonsgegevens totdat ze geanonimiseerd zijn.

Bijlagen bij e-mails

Mails die je naar Fred doorstuurt, inclusief bijlagen, vallen onder dezelfde bewaarregels als je overige accountgegevens.

Je gegevens verwijderen

Wil je je gegevens laten verwijderen, mail dan mail@fred.family. We wissen je persoonsgegevens binnen 30 dagen en sturen je een schriftelijke bevestiging. Back-ups zijn binnen 90 dagen volledig geschoond. Facturatiegegevens bewaren we 7 jaar omdat de wet dat vereist; die gebruiken we voor geen enkel ander doel.

07. Beveiliging

We nemen de beveiliging van de gegevens van jullie gezin serieus. Onze aanpak draait om dataopslag binnen de EU, infrastructuur die standaard dicht staat, en strikte scheiding tussen huishoudens.

• Versleuteling van alle gegevens onderweg (TLS) en in rust.
• Scheiding tussen huishoudens. Persoonsgegevens worden strikt per huishouden opgeslagen en benaderd. Technische maatregelen op de opslaglaag zorgen ervoor dat geen enkel huishouden bij de persoonsgegevens van een ander huishouden kan.
• Beperkte toegang tot infrastructuur. De servers van Fred zijn niet rechtstreeks bereikbaar vanaf het publieke internet. Alle toegang van buiten loopt via een beveiligde, geauthenticeerde netwerktunnel, wat het aanvalsoppervlak verkleint en de kans op ongeoorloofde toegang verlaagt.
• Strikte interne toegangscontrole: alleen bevoegde teamleden met een gegronde reden kunnen bij persoonsgegevens.
• Foutmonitoring via Sentry om problemen snel te signaleren en op te lossen.

Geen enkel systeem is 100% veilig. Als we een beveiligingsincident ontdekken dat jouw persoonsgegevens raakt, stellen we jou en de bevoegde toezichthouder daarvan op de hoogte zoals de wet vereist, zonder onnodige vertraging.

08. Je rechten

Als inwoner van de EU heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Wil je er een uitoefenen, mail dan mail@fred.family. We reageren binnen 30 dagen. Bij ingewikkelde verzoeken kunnen we die termijn met maximaal twee maanden verlengen; in dat geval laten we je dat binnen de eerste maand weten, met uitleg waarom.

• Inzage: een kopie opvragen van de persoonsgegevens die Fred over je heeft.
• Rectificatie: ons vragen onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.
• Verwijdering: ons vragen je persoonsgegevens te wissen (zie hoofdstuk 06).
• Beperking: ons vragen de verwerking van je gegevens in bepaalde gevallen stil te leggen.
• Overdraagbaarheid: je gegevens ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat.
• Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, ook voor direct marketing.
• Toestemming intrekken: waar de verwerking op toestemming berust, die op elk moment intrekken zonder gevolgen voor eerdere verwerking.

Vind je dat Fred niet correct met je gegevens is omgegaan, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder:

Autoriteit Persoonsgegevens (AP) www.autoriteitpersoonsgegevens.nl Tel: +31 (0)70 888 85 00

09. Kinderen

Fred is bedoeld voor ouders en voogden. Kinderen gebruiken Fred niet rechtstreeks en horen er niet mee te communiceren.

Als je informatie over je kinderen deelt — hun naam, school, verjaardag of activiteiten — bevestig je dat je hun wettelijke ouder of voogd bent en dat je die informatie met ons mag delen. We gebruiken die uitsluitend om de coördinatiedienst te leveren, met dezelfde bescherming als voor alle andere persoonsgegevens in Fred.

We verzamelen niet bewust persoonsgegevens rechtstreeks bij kinderen. Denk je dat een kind zonder toestemming van een ouder gegevens met Fred heeft gedeeld, neem dan direct contact op via mail@fred.family, dan verwijderen we die.

10. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken. Als we dat doen, passen we de datum boven aan deze pagina aan. Bij wezenlijke wijzigingen laten we het je per e-mail weten voordat de wijziging ingaat.

Vragen?

Wij zijn zelf ook ouders. Mail mail@fred.family en je krijgt antwoord van een echt mens.

Product Impact Consulting BV · Terschellingstraat 33, 1025 RA Amsterdam · KVK 90557840